O Planejamento Agrícola é uma das principais estratégias adotadas pelas fazendas de sucesso, mas nem sempre contém informações precisas para auxiliar a tomada de decisão. Saiba como fazer um plano preciso e eficiente em 5 passos.
Planejar o orçamento para o ano safra de uma cultura
Essencialmente, orçamento é resultado de uma pesquisa prévia de todos os fluxos financeiros envolvidos no projeto – receitas, despesas e investimentos – e sua finalidade é dar solidez e confiabilidade ao planejamento estratégico e operacional da empresa rural. Uma vez realizado o levantamento do potencial de recursos físicos, humanos, benfeitorias e máquinas da propriedade conforme o cultivo, é possível elaborar o orçamento.
Ainda que seja possível oferecer recomendações gerais para as diferentes culturas agrícolas, o orçamento é elaborado caso a caso. Isso porque, além das particularidades de uma determinada cultura, existem as características ambientais e socioeconômicas da propriedade em questão.
Desta forma, se forem plantadas culturas diferentes, ainda que em uma mesma área, o orçamento irá variar, pois os insumos para implantação, por exemplo, de um modelo de cafeicultura, serão diferentes dos que necessários para alface. A mesma lógica pode ser aplicada a outros tipos de culturas.
A metodologia do orçamento é bastante eficaz e eficiente no contexto do planejamento estratégico de uma propriedade rural. A conjuntura econômica atual do agronegócio tem indicado cada vez mais a necessidade de adoção de tecnologias de apoio e otimização da produção. Ou seja, as propriedades estão cada vez mais competitivas e eficientes e, por isso, a adoção de ferramentas de controle financeiro tem ganhado destaque e importância no que diz respeito à melhoria do planejamento, organização e controle da fazenda.
Quando bem planejado e utilizado, o orçamento garante informações de qualidade que permitem aos administradores da fazenda a tomada de decisão mais racional e lucrativa para o negócio. Ele é indispensável no processo de controle de qualidade e desempenho da produção e gestão, orientando as atividades rotineiras da unidade, permitindo melhoria contínua e aumentando os lucros.
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Planejamento do calendário de atividades para o ano agrícola
Em um planejamento estratégico – algo que toda empresa deve ter, inclusive a rural – é fundamental todas as etapas do processo sejam descritas com o máximo de detalhamento possível. Nesta fase, os planejadores devem descrever as ideias de negócio, quantificando detalhadamente as entradas (receitas) e saídas (custos e investimentos). Recomenda-se que esse planejamento seja realizado com um prazo mínimo de 12 meses, mas para atividades rurais, o prazo acaba sendo ainda maior, sendo adequado um planejamento para 60 ou mais meses, a dependendo da cultura e do projeto.
Gerenciamento da evolução da lavoura (planejado x executado) em tempo real
A metodologia do orçamento possibilita o controle do fluxo de entradas e saídas porque é constituído de duas etapas que devem ser comparadas:
Etapa 1: orçamento planejado > elaborado a partir da coletânea de dados econômicos e zootécnicos de mercado e de pesquisas para elaboração do projeto.
Etapa 2: orçamento realizado > construído com os dados econômicos e zootécnicos obtidos no dia a dia da fazenda. A maneira de apresentar essas informações dependerá do gestor e da empresa em questão.
Pode-se, por exemplo, gerar planilhas que, uma vez interpretadas pelo analista responsável, dão origem a relatórios comparativos que permitem o esclarecimento a respeito da eficiência e eficácia do modelo de gestão adotado. A comparação entre os orçamentos planejados e os realizados permite aproximar o planejamento da realidade local da empresa, “calibrando” o gestor rural para uma tomada de decisões cada vez mais coerente, efetiva e lucrativa.
A informação principal a ser avaliada no orçamento é o fluxo de receita, despesas e investimentos da empresa em certo período, o que permite precaver-se quanto a algum imprevisto que torne o fluxo de caixa negativo. É possível também comparar a capacidade de pagamento da sua fazenda, além de evidenciar outros índices econômicos como a taxa interna de retorno (TIR) e o valor presente líquido (VPL) do projeto.
Automação de processos (administrativos, operacionais, estoques e armazéns) e análises de performances
Durante o planejamento agrícola é importante lembrar que o empreendimento rural terá em cada etapa diferentes processos que constituirão sua atividade produtiva, tais como: administrativo, operacional, estoque e armazenamento.
Dependendo da complexidade, algumas empresas optam por criar departamentos específicos para tratar de cada processo. Independentemente de sua fazenda ter setores claramente definidos ou não, é fundamental que sejam realizadas avaliações da performance dos processos envolvidos. É muito comum que essas atividades sejam rotinas, isto é, repetidas diariamente com certo padrão de referência ou de qualidade.
Assim, é possível automatizar muitos desses processos, desincumbindo a mão-de-obra local dessas atividades e liberando-a para outras de maior complexidade ou importância. Um exemplo disso é, novamente, o orçamento. Antes do advento de softwares, que permitem a automatização de muitos processos, a velocidade da coleta de informações era muito menor. Por essa razão, as decisões também demoravam a ser tomadas, já que os resultados não se faziam visíveis imediatamente. Portanto, automatizar processos repetitivos permite a redução de gastos com mão-de-obra – que habitualmente é um centro de custos na empresa – bem como a realocação dessas pessoas para funções mais importantes.
Transformação do banco de dados em indicadores para tomadas de decisões
A qualidade da informação é de fundamental importância dentro do processo administrativo. Somente com informações pertinentes e de qualidade é possível a tomada de decisões seguras no âmbito da empresa rural. Uma vez criado um banco de dados confiável, é possível a formação de indicadores coerentes com a realidade local. Esses indicadores permitirão a avaliação dos impactos da implementação de alguma inovação, por exemplo, levando-se em conta o aumento ou diminuição das receitas e despesas ou do maior ou menor uso de insumos para uma mesma atividade ao longo do tempo.
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