Um projeto, para que atenda às necessidades do produtor, é preciso planejamento e dedicação. Iniciar um projeto requer conhecimento sobre quais rumos você irá seguir, quais estratégias podem ser adotadas e quais resultados esperar.
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Para isso, é preciso saber o que está ocorrendo na fazenda, qual modelo de gestão será realizado no negócio e o plano de ação do projeto que será efetivado. Algumas respostas são necessárias, portanto, para iniciar um projeto.
Segundo o consultor Emerson Rossi, antes de elaborar um projeto, é preciso saber responder às seguintes questões sobre a propriedade:
- Qual custo de produção?
- Como está o fluxo de caixa da propriedade?
- Quanto se investe de insumos por safra? Há separação de gastos com os insumos por categoria, como sementes, fertilizantes e defensivos?
- Quais os gastos da propriedade com máquinas, combustível, peças, manutenção?
- A propriedade tem estoque? O que há no estoque?
- Tem anotações de datas das operações com aplicação de defensivos?
- Qual a produção por talhão e qual é a rentabilidade de cada área? Há talhões com produtividades menores? Por quê?
Estas são algumas perguntas que você, como consultor, deve saber antes de iniciar um projeto. Além disso, deve considerar a aceitação de novas ferramentas e tecnologias que as pessoas que trabalham na fazenda terão que adotar.
Para tanto, é importante inserir aos poucos essas mudanças, explicando a importância de cada ação realizada e considerar esse tempo na metodologia do projeto.
Dicas para estruturar o projeto de consultoria rural
Sabendo as estratégias que você pode adotar, alguns pontos são fundamentais para a elaboração e estruturação do projeto.
A seguir, vou mostrar 7 dicas que te ajudarão a montar um projeto de consultoria rural.
1 – Diagnóstico
O diagnóstico é uma análise aprofundada da empresa que contrata seus serviços de consultor. Sem saber o diagnóstico da fazenda, a elaboração do projeto fica condenado ao erro. O intuído da assistência técnica é organizar e ensinar o produtor as ferramentas para manter a organização da fazenda e do sistema que foi implantado no programa da consultoria.
O consultor Emerson Rossi faz uma analogia sobre a importância do diagnóstico para o projeto. Segundo ele, “elaborar um projeto sem saber como a empresa está é como receitar um defensivo sem saber a praga”. Desse modo, os consultores devem sempre fazer o diagnóstico da empresa e, a partir desse ponto, oferecer um projeto específico para aquela propriedade.
2 – Apresentação
Outra dica é realizar uma apresentação do escritório de consultoria no início do projeto. Nesta descrição é importante conter a experiência do(s) consultor(es) que compõem aquela empresa de consultoria.
O portfólio da empresa deve abranger informações que mostre ao produtor suas linhas de atuação, assim como as estratégias utilizadas. “Conhecendo a empresa, o produtor é capaz de saber o que você, como consultor, consegue agregar para a fazenda”, diz Rossi.
3 – Problemática
Ao contratar a consultoria, o produtor tem um problema a ser resolvido e, ao fazer o diagnóstico, pode-se determinar os fatores responsáveis pelo problema, verificando se há mais problemas além dos relatados pelo produtor.
Desse modo, é necessário deixar claro no projeto os problemas que serão superados, apresentando suas causas. É elencando os problemas que será determinado o tipo de estratégia que aquela fazenda específica precisa.
Por meio da problemática é que o consultor tomará a decisão da implantação dos processos financeiros, administrativos e operacionais. Além de saber quais os treinamentos que serão desenvolvidos no projeto e na implementação do sistema.
Emerson Rossi explana alguns treinamentos possíveis de serem abordados em um projeto:
- Treinamento de processos administrativos, que ensina a utilizar procedimentos para melhorar as atividades, tanto no campo como no escritório.
- Treinamento interpessoal para os colaboradores.
- Capacitação para implantação de uma política administrativa.
- Treinamento geral para uso de ferramentas como o Aegro, que engloba as áreas financeira, operacional e de gestão.
4 – Objetivo
Uma dica é abordar o objetivo do projeto com clareza, destacando os principais pontos de entrave.
O objetivo é o momento de mostrar ao produtor o porquê dele te contratar, pois é nesse tópico que você será capaz de indicar o que pretende atingir.
É relevante apresentar um objetivo geral que defina qual a intenção do trabalho para a melhoria dos sistemas da fazenda, além de objetivos específicos que definem as etapas do trabalho que serão desenvolvidos para que se alcance o objetivo geral.
5 – Ferramentas
Existem diversas ferramentas de gestão que auxiliam na execução do projeto.
Para tal, é de suma importância o consultor saber utilizar o software que será implantado, conhecendo quais os indicadores e relatórios fornecidos.
O papel da consultoria é organizar e ensinar as pessoas que compõem a fazenda a utilizar e manter os sistemas implantados. Assim, é importante que o software seja didático e prático. “A tecnologia, vem ao encontro na centralização das informações, melhorando o controle financeiro, controle operacional e oferecendo ao produtor o resultado de suas atividades”, comenta Rossi.
6 – Resultados pretendidos
Ao montar um projeto de consultoria rural, o resultado é a parte mais esperada pelo produtor. Deixar esse tópico de modo claro é necessário para evitar divergências durante a execução e finalização do projeto.
Na agricultura, diversos fatores influenciam nos resultados alcançados, alguns, como o clima, exercem um papel direto nos resultados e não são controlados. Assim, é recomendável dar projeções de resultados, apresentando os cenários que o produtor poderá encontrar no final da safra.
Elucidar nesse tópico do projeto que, durante o processo de implementação dos sistemas, podem ocorrer adequações para a melhoria dos resultados. Emerson Rossi diz que apresentar indicadores, como custo de dessecação, custo de maquinário, entre outros, é algo que ajuda o produtor a ver onde pode chegar e qual a melhor tomada de decisão.
7 – Acompanhamento
Ao final do projeto de consultoria rural, é necessário indicar como será realizado o acompanhamento das atividades. É importante realizar visitas na fazenda, para acompanhar o dia a dia dos funcionários e auxiliá-los na implantação dos sistemas de software, por exemplo.
Nas visitas e reuniões é o momento de verificar a adaptação das pessoas integrantes da fazenda quanto às mudanças e se é necessário realizar adequações. É hora também de indicar as programações para realizar os treinamentos, evitando épocas de alta intensidade de trabalho, como época de plantio e colheita.
Além disso, tem que constar a periodicidade dos relatórios que serão entregues aos gestores, contendo os indicadores e o acompanhamento que será realizado.
Conteúdos do projeto
Um projeto deve ser completo, detalhado e minucioso, para que seja adotado e efetivado na propriedade.
Pela dica do consultor, o projeto deve apresentar no geral: objetivos do projeto, objetivos do negócio, requisitos do projeto, fases de implantação, restrições e cronograma.
Deve conter também requisitos que agregam valor ao seu serviço como:
- Análise financeira: conciliações de saldos, fluxo de caixa, entre outros;
- Análise do resultado: como fechamentos de custos, rateios por safra e talhão;
- Relatório utilizando rentabilidade e custo realizado;
- Indicadores contendo os custos de produção como: custo total, custo insumos, custo administrativo, custo manutenção e colheita.
Antes de montar um projeto de consultoria rural, conheça a propriedade e seus entraves. Faça um projeto detalhado, contendo todas as informações relevantes de modo didático e claro. Mostre seus objetivos e resultados esperados, e como seu auxílio, pelos acompanhamentos realizados, é importante.
Saiba implementar ferramentas de gestão, que lhe auxiliarão tanto durante a montagem do projeto quanto na junção das informações ao longo de sua execução.
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