O Planejamento Agrícola é uma das principais estratégias
adotadas pelas fazendas de sucesso, mas nem sempre contém informações precisas
para auxiliar a tomada de decisão. Saiba como fazer um plano preciso e
eficiente em 5 passos.
Planejar o orçamento
para o ano safra de uma cultura
Essencialmente, orçamento é resultado de uma pesquisa prévia
de todos os fluxos financeiros envolvidos no projeto – receitas, despesas e
investimentos – e sua finalidade é dar solidez e confiabilidade ao planejamento
estratégico e operacional da empresa rural. Uma vez realizado o levantamento do
potencial de recursos físicos, humanos, benfeitorias e máquinas da propriedade
conforme o cultivo, é possível elaborar o orçamento.
Ainda que seja possível oferecer recomendações gerais para
as diferentes culturas agrícolas, o orçamento é elaborado caso a caso. Isso
porque, além das particularidades de uma determinada cultura, existem as
características ambientais e socioeconômicas da propriedade em questão.
Desta forma, se forem plantadas culturas diferentes, ainda
que em uma mesma área, o orçamento irá variar, pois os insumos para
implantação, por exemplo, de um modelo de cafeicultura, serão diferentes dos
que necessários para alface. A mesma lógica pode ser aplicada a outros tipos de
culturas.
A metodologia do orçamento é bastante eficaz e eficiente no
contexto do planejamento estratégico de uma propriedade rural. A conjuntura
econômica atual do agronegócio tem indicado cada vez mais a necessidade de
adoção de tecnologias de apoio e otimização da produção. Ou seja, as
propriedades estão cada vez mais competitivas e eficientes e, por isso, a
adoção de ferramentas de controle financeiro tem ganhado destaque e importância
no que diz respeito à melhoria do planejamento, organização e controle da
fazenda.
Quando bem planejado e utilizado, o orçamento garante
informações de qualidade que permitem aos administradores da fazenda a tomada
de decisão mais racional e lucrativa para o negócio. Ele é indispensável no
processo de controle de qualidade e desempenho da produção e gestão, orientando
as atividades rotineiras da unidade, permitindo melhoria contínua e aumentando
os lucros.
Planejamento do
calendário de atividades para o ano agrícola
Em um planejamento estratégico – algo que toda empresa deve
ter, inclusive a rural – é fundamental todas as etapas do processo sejam
descritas com o máximo de detalhamento possível. Nesta fase, os planejadores
devem descrever as ideias de negócio, quantificando detalhadamente as entradas
(receitas) e saídas (custos e investimentos). Recomenda-se que esse
planejamento seja realizado com um prazo mínimo de 12 meses, mas para
atividades rurais, o prazo acaba sendo ainda maior, sendo adequado um planejamento
para 60 ou mais meses, a dependendo da cultura e do projeto.
Gerenciamento da
evolução da lavoura (planejado x executado) em tempo real
A metodologia do orçamento possibilita o controle do fluxo
de entradas e saídas porque é constituído de duas etapas que devem ser
comparadas:
Etapa 1:
orçamento planejado > elaborado a partir da coletânea de dados econômicos e
zootécnicos de mercado e de pesquisas para elaboração do projeto.
Etapa 2:
orçamento realizado > construído com os dados econômicos e zootécnicos
obtidos no dia a dia da fazenda. A maneira de apresentar essas informações
dependerá do gestor e da empresa em questão.
Pode-se, por exemplo, gerar planilhas que, uma vez
interpretadas pelo analista responsável, dão origem a relatórios comparativos
que permitem o esclarecimento a respeito da eficiência e eficácia do modelo de
gestão adotado. A comparação entre os orçamentos planejados e os realizados
permite aproximar o planejamento da realidade local da empresa, “calibrando” o
gestor rural para uma tomada de decisões cada vez mais coerente, efetiva e
lucrativa.
A informação principal a ser avaliada no orçamento é o fluxo
de receita, despesas e investimentos da empresa em certo período, o que permite
precaver-se quanto a algum imprevisto que torne o fluxo de caixa negativo. É
possível também comparar a capacidade de pagamento da sua fazenda, além de
evidenciar outros índices econômicos como a taxa interna de retorno (TIR) e o
valor presente líquido (VPL) do projeto.
Automação de
processos (administrativos, operacionais, estoques e armazéns) e análises de
performances
Durante o planejamento agrícola é importante lembrar que o
empreendimento rural terá em cada etapa diferentes processos que constituirão
sua atividade produtiva, tais como: administrativo, operacional, estoque e
armazenamento.
Dependendo da complexidade, algumas empresas optam por criar
departamentos específicos para tratar de cada processo. Independentemente de
sua fazenda ter setores claramente definidos ou não, é fundamental que sejam
realizadas avaliações da performance dos processos envolvidos. É muito comum
que essas atividades sejam rotinas, isto é, repetidas diariamente com certo
padrão de referência ou de qualidade.
Assim, é possível automatizar muitos desses processos,
desincumbindo a mão-de-obra local dessas atividades e liberando-a para outras
de maior complexidade ou importância. Um exemplo disso é, novamente, o
orçamento. Antes do advento de softwares, que permitem a automatização de
muitos processos, a velocidade da coleta de informações era muito menor. Por
essa razão, as decisões também demoravam a ser tomadas, já que os resultados
não se faziam visíveis imediatamente. Portanto, automatizar processos
repetitivos permite a redução de gastos com mão-de-obra – que habitualmente é um
centro de custos na empresa – bem como a realocação dessas pessoas para funções
mais importantes.
Transformação do
banco de dados em indicadores para tomadas de decisões
A qualidade da informação é de fundamental importância
dentro do processo administrativo. Somente com informações pertinentes e de
qualidade é possível a tomada de decisões seguras no âmbito da empresa rural.
Uma vez criado um banco de dados confiável, é possível a formação de
indicadores coerentes com a realidade local. Esses indicadores permitirão a
avaliação dos impactos da implementação de alguma inovação, por exemplo,
levando-se em conta o aumento ou diminuição das receitas e despesas ou do maior
ou menor uso de insumos para uma mesma atividade ao longo do tempo.
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